Aperçu du poste
Assurer une exécution efficace et performante des événements par la supervision du personnel, la gestion des équipements et l’attention portée au service à la clientèle.
Détails du poste
Description de tâches
- Être responsable de la planification et de l’organisation de toute la logistique entourant les événements avec les opérateurs, en mettant l’accent sur le contrôle des coûts directs de main-d’œuvre;
- Examiner tous les bons de travail pour s’assurer qu’ils répondent aux besoins main-d’œuvre et faire le suivi avec les directeurs de compte lorsque des changements sont nécessaires;
- Confirmer les détails opérationnels avec les représentants de l’établissement ou le client, tels que la disponibilité des salles, les heures de chargement, les heures de montage, les heures de démontage, etc.;
- Planifier et organiser des moyens de transport spéciaux pour les grands événements;
- Organiser et mener des réunions de préparation pour les événements assignés, selon les besoins;
- Être responsable de remettre tous les documents aux équipes techniques responsables de l’exécution, y compris les documents opérationnels tels que des rapports vierges pour la réunion après l’événement, des formulaires de changements aux commandes/autorisation d’équipement, etc.;
- Mener des évaluations d’événements, les rapporter conformément à la politique et à la procédure et
- Effectuer des audits après l’événement, si nécessaire;
- Préparer quotidiennement les bons de travail pour la fermeture selon la politique et la procédure établies, et aider les directeurs de compte à établir les coûts du projet;
- Inclure les rapports de réunion après l’événement remplis dans les documents de clôture. Si le rapport de réunion après l’événement n’est pas rempli, un suivi approprié avec les techniciens audiovisuels est nécessaire et doit être documenté. Assurer le suivi des commentaires conformément aux politiques et procédures internes, le cas échéant;
- Assurer la supervision directe des techniciens sous sa responsabilité
- Veiller à ce que les aspects des opérations fassent l’objet de rapports en temps utile, conformément à la procédure établie;
- Contribuer à la promotion des valeurs fondamentales de l’entreprise;
- Préparer les évaluations de rendement pour les employés sous sa responsabilité.
- Participer aux pratiques de recrutement, de sélection et d’embauche conformément aux politiques et procédures établies;
- Assurer la formation du personnel conformément aux stratégies et aux plans de formation établis;
- Aider à la préparation et à l’exécution des réunions du personnel et des opérations;
- Participer aux réunions hebdomadaires de l’équipe des opérations;
- Participer au calendrier de rotation du directeur de service;
- Accepter et exécuter toutes les autres tâches connexes confiées par le directeur des opérations.
Qualifications professionnelles
- Diplôme d'études techniques ou universitaires (un atout)
- Avoir de l'expérience dans le secteur de l'événementiel et/ou dans le domaine audiovisuel (un atout)
- Avoir de l'expérience en supervision
- Solides compétences interpersonnelles et organisationnelles
- Solide communication verbale et écrite
- Permis de conduire valide
- Connaissances en informatique
Compétences (par valeur fondamentale)
- Bonne capacité de planification et de gestion
- Assurer le développement du personnel;
- Bâtir le travail d’équipe;
- Renforcer l’engagement organisationnel;
- Le souci de la qualité.
Environnement de travail
Bureau
Le travail s'effectue principalement dans un environnement de bureau en présentiel. Les membres de l'équipe doivent respecter les directives en matière d'apparence définies par Encore dans un environnement de bureau et lors de leurs déplacements, sur un lieu individuel ou une représentation de lieux dans cette ville ou cette région.
Les informations ci-dessus sur cette description ne constituent pas nécessairement une liste exhaustive de toutes les responsabilités, fonctions, compétences, efforts, exigences ou conditions de travail associés à l'emploi. Bien que cette description soit censée refléter fidèlement le poste actuel, la direction se réserve le droit de réviser le poste ou d'exiger que d'autres tâches ou des tâches différentes soient exécutées selon les instructions.
