OverviewAt Haskell, you’re not just joining a company—you’re joining a nationally recognized Top Workplace where diverse perspectives and inclusive thinking drive stronger outcomes. Whether you’re starting out, growing your expertise, or leading the way, you’ll find a culture grounded in trust, driven by excellence, and built to support your goals. Here, you’ll have the opportunity, flexibility, and sense of belonging to grow your career your way—while making a real impact.
Scope of Position
Greets all site visitors and assuring they sign in on the visitors log, answers the phones and directs callers to the appropriate staff member, manages delivery tickets & other documentation that needs to be sent to the main office, over sees the timesheets for field employees under the supervision of the Superintendent, places orders for supplies as directed, maintains a clean office environment, takes meeting minutes as required and distributes as directed, makes copies for distribution, maintains office files and documentation, updates logs, accepts deliveries.
- Work directly for the Superintendent. Work is generally administrative, project-oriented and requires the ability to comprehend and follow directions.
- Coordinate and organize a system to completion daily tasks required.
- Be courteous and professional with employees, our clients, subcontractors, vendors, and the public.
- Organize the office files, contracts, submittals similar to the system used in the corporate office.
- Ability and knowledge to operate a computer and work with Microsoft programs such as Word and Excel and use Microsoft Outlook. Use office equipment such as copiers, printers, scanners, label machines, etc.
- Keep timesheets, weekly hours and per diem for the field employees, email to Payroll weekly.
- Keep copies of all delivery tickets and determine if it will be a Major Purchase Order or a Field Purchase Order. Make copies and send originals to the PM or Accounts Payable Clerk for processing and payment.
- Log and Issue Field Purchase Orders numbers, enter rental data and usage on Rental Equipment Reports, tract concrete usage with the concrete log, and email to the PM and AP on a monthly basis.
- Log daily subcontractor’s activities, weather, rainfall, deliveries and meetings on the Superintendent’s Daily Report.
- Purchase office supplies, order material and rental equipment as directed by the jobsite Superintendent.
- Call vendors for quotes to do a cost comparison for materials or rental equipment.
- Set up vendor accounts for purchase or monthly rentals, such as copiers, toilets, water, ice, lumber, rental equipment, etc.
- Travel as required.
- Other duties which may be assigned as needed.
Education & Years of Experience
- High school diploma preferred
Qualifications
- Follow specific directions
- Perform a variety of duties which may often change
- Work within standards of accuracy
- Repeat tasks of short duration according to a set procedure; and evaluate information using measurable standards.
Foundational Competencies
- Strategy– Planning for the Future: Developing talent, organizational alignment, strategic networking, and strategic thinking.
- Delivery - Achieving Results: Analytical thinking, problem solving and decision making, results driven, flexible thinking, managing resources, teamwork, and team leadership.
- Interpersonal - Building Relationships: Customer focus, influencing, negotiating, organizational knowledge, communication and presence, and diversity and inclusion.
- Team: Collaborate and demonstrate respect for team members, partners and everyone with whom we do business; ensure open communication.
- Excellence: Strive for quality and safety; execute best in class work; creative and innovative; dedicated to continuous improvement.
- Service: Passionate about customer service to internal and external clients as well as to the community; creates superior value.
- Trust: High standards of ethics and personal accountability; transparency; credibility; fairness.
Environmental Factors and Physical Requirements
While performing the duties of this job, team members may be required to visit alternate locations, and therefore must have ordinary ambulatory skills sufficient to do so. This position requires the ability to stand, walk, stoop, kneel, crouch, and manipulate (lift, carry, move) light to medium weights of 10-50 pounds. Requires good hand-eye coordination, arm, hand, and finger dexterity, including ability to grasp, and visual acuity to use a keyboard, operate equipment and read application/form information. The team member is frequently required to sit, reach with hands and arms, talk, and hear.
Haskell will make reasonable accommodations in compliance with the Americans with Disabilities Act of 1990 and the Americans with Disabilities Act Amendments Act of 2008. The job description will be reviewed periodically as duties and responsibilities change with business necessity. Essential and marginal job functions are subject to modification.
Haskell is a Drug-Free Workplace, and an Equal Opportunity Employer that does not discriminate on the basis of actual or perceived race, color, creed, religion, national origin, ancestry, citizenship status, age, sex or gender, gender identity or gender expression, sexual orientation, marital status, military service and veteran status, disability, genetic information, or any other characteristic protected by applicable federal, state, or local laws and ordinances.
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En Haskell, usted no solo se une a una empresa; se incorpora a un «Lugar de Trabajo Destacado» (Top Workplace) reconocido a nivel nacional, donde las perspectivas diversas y una mentalidad inclusiva impulsan resultados más sólidos. Ya sea que esté iniciando su carrera, ampliando su experiencia o liderando el camino, encontrará una cultura fundamentada en la confianza, impulsada por la excelencia y diseñada para respaldar sus objetivos. Aquí tendrá la oportunidad, la flexibilidad y el sentido de pertenencia necesarios para desarrollar su carrera a su manera, al tiempo que genera un impacto real.
Alcance del puesto
Recibe a todos los visitantes del sitio y se asegura de que firmen en el registro de visitas; contesta las llamadas telefónicas y las dirige al miembro del personal correspondiente; gestiona los albaranes de entrega y otra documentación que deba enviarse a la oficina central; supervisa las hojas de control horario de los empleados de campo bajo la supervisión del Superintendente; realiza pedidos de suministros según las indicaciones recibidas; mantiene un entorno de oficina limpio y ordenado; redacta las actas de las reuniones según sea necesario y las distribuye según las instrucciones; realiza copias para su distribución; mantiene los archivos y la documentación de la oficina; actualiza los registros; y recibe las entregas de mercancía.
Responsabilidades del puesto
Trabajar directamente bajo la supervisión del Superintendente. El trabajo es, por lo general, de naturaleza administrativa y orientada a proyectos, y requiere la capacidad de comprender y seguir instrucciones.
Coordinar y organizar un sistema para completar las tareas diarias requeridas.
Mostrarse cortés y profesional con los empleados, nuestros clientes, subcontratistas, proveedores y el público en general.
Organizar los archivos de la oficina, contratos y documentos de presentación (submittals) siguiendo un sistema similar al utilizado en la oficina corporativa.
Poseer la capacidad y los conocimientos necesarios para operar una computadora, trabajar con programas de Microsoft como Word y Excel, y utilizar Microsoft Outlook. Utilizar equipos de oficina tales como fotocopiadoras, impresoras, escáneres, etiquetadoras, etc.
Mantener actualizadas las hojas de control horario, el registro de horas semanales y los viáticos (per diem) de los empleados de campo, y enviarlos por correo electrónico al departamento de Nóminas semanalmente.
Conservar copias de todos los albaranes de entrega y determinar si corresponden a una Orden de Compra Principal o a una Orden de Compra de Campo. Realizar copias y enviar los originales al Gerente de Proyecto (PM) o al Auxiliar de Cuentas por Pagar para su procesamiento y pago. Registrar y emitir números de órdenes de compra de campo; ingresar datos de alquiler y uso en los Informes de Equipos de Alquiler; dar seguimiento al uso de concreto mediante el registro de concreto; y enviar esta información por correo electrónico al Gerente de Proyecto (PM) y al departamento de Cuentas por Pagar (AP) de forma mensual.
Registrar diariamente las actividades de los subcontratistas, las condiciones meteorológicas, las precipitaciones, las entregas y las reuniones en el Informe Diario del Superintendente.
Adquirir suministros de oficina, y solicitar materiales y equipos de alquiler según las indicaciones del Superintendente de la obra.
Contactar a los proveedores para solicitar cotizaciones con el fin de realizar comparaciones de costos para materiales o equipos de alquiler.
Establecer cuentas con proveedores para compras o alquileres mensuales, tales como copiadoras, sanitarios portátiles, agua, hielo, madera, equipos de alquiler, etc.
Viajar según sea necesario.
Otras funciones que puedan asignarse según se requiera.
Educación y años de experiencia
Se prefiere contar con diploma de escuela secundaria.
Cualificaciones
Seguir instrucciones específicas.
Realizar una variedad de tareas que pueden cambiar con frecuencia.
Trabajar cumpliendo con estándares de precisión.
Repetir tareas de corta duración de acuerdo con un procedimiento establecido; y evaluar la información utilizando estándares medibles.
Competencias fundamentales
Estrategia – Planificación para el futuro: Desarrollo del talento, alineación organizacional, establecimiento de redes estratégicas y pensamiento estratégico.
Ejecución – Logro de resultados: Pensamiento analítico, resolución de problemas y toma de decisiones, orientación a resultados, pensamiento flexible, gestión de recursos, trabajo en equipo y liderazgo de equipos.
Interpersonales – Construcción de relaciones: Enfoque en el cliente, influencia, negociación, conocimiento organizacional, comunicación y presencia profesional, y diversidad e inclusión.
Valores
Equipo: Colaborar y demostrar respeto hacia los miembros del equipo, los socios y todas las personas con las que hacemos negocios; asegurar una comunicación abierta.
Excelencia: Esforzarse por la calidad y la seguridad; ejecutar un trabajo de la más alta calidad (el mejor en su clase); ser creativo e innovador; dedicarse a la mejora continua. Servicio: Pasión por el servicio al cliente, tanto para clientes internos y externos como para la comunidad; genera un valor superior.
Confianza: Altos estándares de ética y responsabilidad personal; transparencia; credibilidad; equidad.
Factores ambientales y requisitos físicos
Al desempeñar las funciones de este puesto, es posible que se requiera que los miembros del equipo visiten ubicaciones alternativas; por lo tanto, deben poseer habilidades de movilidad ordinarias suficientes para tal fin. Este puesto exige la capacidad de permanecer de pie, caminar, agacharse, arrodillarse, ponerse en cuclillas y manipular (levantar, transportar, mover) cargas de peso ligero a medio, de entre 10 y 50 libras. Requiere una buena coordinación ojo-mano, así como destreza en brazos, manos y dedos, incluida la capacidad de asir objetos, y agudeza visual para utilizar un teclado, operar equipos y leer la información contenida en solicitudes o formularios. Con frecuencia, se requiere que el miembro del equipo permanezca sentado, extienda las manos y los brazos, hable y escuche.
Haskell realizará adaptaciones razonables en cumplimiento con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades de 1990 y la Ley de Enmiendas a la Ley de Estadounidenses con Discapacidades de 2008. La descripción del puesto se revisará periódicamente a medida que los deberes y responsabilidades cambien según las necesidades del negocio. Las funciones laborales esenciales y marginales están sujetas a modificaciones.
Haskell es un lugar de trabajo libre de drogas y un empleador que ofrece igualdad de oportunidades, el cual no discrimina por motivos de raza (real o percibida), color, credo, religión, origen nacional, ascendencia, estatus de ciudadanía, edad, sexo o género, identidad o expresión de género, orientación sexual, estado civil, servicio militar y estatus de veterano, discapacidad, información genética o cualquier otra característica protegida por las leyes y ordenanzas federales, estatales o locales aplicables.
Qualifications Chez Haskell, vous ne rejoignez pas seulement une entreprise : vous intégrez un « Top Workplace » (lieu de travail d'excellence) reconnu à l'échelle nationale, où la diversité des perspectives et une pensée inclusive favorisent l'obtention de résultats plus solides. Que vous soyez en début de carrière, en phase de perfectionnement ou en position de leadership, vous découvrirez une culture fondée sur la confiance, animée par l'excellence et conçue pour soutenir vos objectifs. Ici, vous bénéficierez des opportunités, de la flexibilité et du sentiment d'appartenance nécessaires pour faire évoluer votre carrière à votre image, tout en ayant un impact réel.
**Champ d'application du poste**
Accueillir tous les visiteurs du site et veiller à ce qu'ils s'inscrivent sur le registre des visiteurs ; répondre au téléphone et orienter les appelants vers le membre du personnel approprié ; gérer les bons de livraison et autres documents à transmettre au siège social ; superviser les feuilles de temps des employés de terrain sous la direction du Surintendant ; passer les commandes de fournitures selon les directives reçues ; maintenir la propreté et l'ordre de l'environnement de bureau ; rédiger les comptes-rendus de réunion si nécessaire et les diffuser selon les instructions ; effectuer des photocopies pour diffusion ; tenir à jour les dossiers et la documentation du bureau ; actualiser les registres ; réceptionner les livraisons.
**Responsabilités du poste**
Travailler directement sous la supervision du Surintendant. Le travail est généralement de nature administrative et axé sur la gestion de projet ; il requiert la capacité de comprendre et de suivre des directives.
Coordonner et organiser un système permettant d'accomplir quotidiennement les tâches requises.
Faire preuve de courtoisie et de professionnalisme envers les employés, nos clients, les sous-traitants, les fournisseurs et le public.
Organiser les dossiers de bureau, les contrats et les documents de soumission (submittals) selon un système similaire à celui utilisé au siège social.
Posséder les compétences et les connaissances nécessaires pour utiliser un ordinateur, travailler avec des logiciels Microsoft tels que Word et Excel, et maîtriser Microsoft Outlook. Utiliser les équipements de bureau tels que photocopieurs, imprimantes, scanners, étiqueteuses, etc.
Tenir à jour les feuilles de temps, les relevés d'heures hebdomadaires et les indemnités journalières (per diem) des employés de terrain, et les transmettre chaque semaine au service de la paie par courriel.
Conserver des copies de tous les bons de livraison et déterminer s'ils relèvent d'un Bon de commande principal (Major Purchase Order) ou d'un Bon de commande de chantier (Field Purchase Order). Effectuer les photocopies nécessaires et transmettre les originaux au Chef de projet (PM) ou au Comptable fournisseurs pour traitement et paiement. Enregistrer et émettre les bons de commande de chantier ; saisir les données de location et d'utilisation dans les rapports d'équipement loué ; assurer le suivi de la consommation de béton à l'aide du registre dédié ; et transmettre ces informations par courriel au chef de projet (PM) et au service de la comptabilité fournisseurs (AP) sur une base mensuelle.
Consigner quotidiennement les activités des sous-traitants, les conditions météorologiques, les précipitations, les livraisons et les réunions dans le rapport journalier du surintendant.
Acheter les fournitures de bureau et commander les matériaux ainsi que les équipements de location, conformément aux directives du surintendant du chantier.
Contacter les fournisseurs pour obtenir des devis et effectuer des comparaisons de coûts pour les matériaux ou les équipements de location.
Ouvrir des comptes fournisseurs pour les achats ponctuels ou les locations mensuelles (tels que photocopieurs, toilettes de chantier, eau, glace, bois d'œuvre, équipements de location, etc.).
Effectuer des déplacements selon les besoins.
Accomplir toute autre tâche pouvant être assignée en fonction des nécessités.
Formation et expérience professionnelle
Diplôme d'études secondaires (ou équivalent) privilégié.
Qualifications requises
Suivre des directives spécifiques.
Accomplir une variété de tâches susceptibles d'évoluer fréquemment.
Travailler en respectant des normes de précision rigoureuses.
Répéter des tâches de courte durée selon une procédure établie, et évaluer les informations à l'aide de critères mesurables.
Compétences fondamentales
Stratégie – Planifier l'avenir : Développement des talents, alignement organisationnel, réseautage stratégique et pensée stratégique.
Réalisation – Atteindre les résultats : Pensée analytique, résolution de problèmes et prise de décision, orientation résultats, flexibilité intellectuelle, gestion des ressources, travail d'équipe et leadership d'équipe.
Relations interpersonnelles – Bâtir des relations : Orientation client, capacité d'influence, négociation, connaissance de l'organisation, communication et prestance, diversité et inclusion.
Valeurs
Esprit d'équipe : Collaborer et faire preuve de respect envers les membres de l'équipe, les partenaires et toutes les personnes avec lesquelles nous faisons affaire ; assurer une communication ouverte.
Excellence : Viser la qualité et la sécurité ; réaliser un travail de premier ordre ; faire preuve de créativité et d'innovation ; s'engager dans une démarche d'amélioration continue. Service : Passion pour le service à la clientèle, tant auprès des clients internes qu'externes, ainsi qu'auprès de la communauté ; création d'une valeur supérieure.
Confiance : Normes élevées en matière d'éthique et de responsabilité personnelle ; transparence ; crédibilité ; équité.
Facteurs environnementaux et exigences physiques
Dans l'exercice des fonctions liées à ce poste, les membres de l'équipe peuvent être amenés à se rendre sur d'autres sites ; ils doivent par conséquent posséder des capacités de déplacement ordinaires suffisantes pour ce faire. Ce poste exige la capacité de se tenir debout, de marcher, de se pencher, de s'agenouiller, de s'accroupir et de manipuler (soulever, porter, déplacer) des charges légères à moyennes, allant de 10 à 50 livres. Il requiert une bonne coordination œil-main, ainsi qu'une dextérité des bras, des mains et des doigts — y compris la capacité de saisir des objets — et une acuité visuelle suffisante pour utiliser un clavier, manipuler des équipements et lire les informations figurant sur des formulaires ou des applications. Le membre de l'équipe est fréquemment amené à être en position assise, à tendre les bras et les mains, à parler et à écouter.
Haskell mettra en œuvre des aménagements raisonnables, conformément à l'Americans with Disabilities Act de 1990 et à l'Americans with Disabilities Act Amendments Act de 2008. La description de poste fera l'objet d'une révision périodique, à mesure que les tâches et les responsabilités évolueront en fonction des nécessités opérationnelles. Les fonctions essentielles et marginales du poste sont susceptibles d'être modifiées.
Haskell est un lieu de travail exempt de drogues et un employeur garantissant l'égalité des chances ; l'entreprise ne pratique aucune discrimination fondée sur la race (réelle ou perçue), la couleur, les convictions, la religion, l'origine nationale, l'ascendance, le statut de citoyenneté, l'âge, le sexe ou le genre, l'identité ou l'expression de genre, l'orientation sexuelle, l'état civil, le service militaire ou le statut d'ancien combattant, le handicap, les informations génétiques, ou toute autre caractéristique protégée par les lois et ordonnances fédérales, étatiques ou locales en vigueur.
