Executive Assistant and Communication Specialist

Catalent Pharma Solutions • Full-time • Neder-Over-Hembeek, Brussels-Capital Region, Belgium • 4d ago

Catalent Pharma Solutions is the leading global provider of advanced delivery technologies and development solutions for drugs, biologics, and consumer health products. With over 100 years serving the industry, Catalent Brussels has proven expertise in providing development, production, and packaging services for pharmaceutical and biotech companies.

For our production site located in Belgium in Neder-Over-Heembeek, we are currently looking for an Executive Assistant and Communication Specialist. The specialist assists the General Manager as their executive assistant and manages all internal communications on the Brussels site.

The role:

Schedule and organize internal and external meetings and conferences (i.e., schedule attendees, conference rooms, placing catering orders and clean-up services)
Liaise with vendors and other Executive Assistants to coordinate meetings and complex travel logistics: air and ground transportation, VISA processes and renewals, meeting preparation, agenda coordination and dinner arrangements, travel and expense reports using Concur Expense, adapting last-minute schedule changes.
Participate in Site Leadership Team meetings, preparing the agenda and taking minutes when necessary.
Provide support on the site by managing the company car fleet in collaboration with designated vendors, collaborating with the Office Support Reception team on various topics, and scheduling medical visits with the EHS department.
Prepare presentations for internal & external audiences.
Manage internal communications of the Brussels site (town hall, newsletter, intranet site).
Organize Catalent events in Brussels in collaboration with marketing and business leaders.
Lead employer branding and marketing initiatives with the support of Marketing department within and outside the organization.

The candidate:

Bachelor’s degree in administration, communication or other relevant studies.
Minimum of 5 - 8 years working as an executive assistant (Corporate environment is a plus).
Relevant industry experience a plus i.e. in a pharmaceutical, manufacturing and/or GMP facility.
Ability to develop strong trusting relationships in order to gain support and achieve results.
Fluent in French and English, Dutch is an asset.
High level of proficiency with reporting, presentation, and design tools (e.g. MS Powerpoint, Excel, Word, Canva, Photoshop, etc.).
Empowered to handle confidential information.
Strong Planning and organization skills.

Position benefits:

What we offer is an exciting role, a chance to grow and learn new skills in a global company, and in the most challenging quality environment within the pharma industry – a sterile business.
Potential for personal development within an international company.
Defined career path and annual performance review and feedback process.
Contributory pension, benefits and Flexible Income Plan all offered from day one of employment.
36 days’ holiday + bank holidays

Catalent offer des opportunités enrichissantes pour faire avancer votre carrière! Rejoignez le leader mondial du développement et de la production de médicaments et aidez-nous à proposer plus de 7 000 produits qui sauvent et améliorent la vie des patients du monde entier. Catalent est une société internationale passionnante et en pleine croissance où les employés travaillent directement avec des sociétés pharmaceutiques, biopharmaceutiques et de santé grand public de toutes tailles pour faire progresser de nouveaux médicaments, du développement précoce aux essais cliniques et à la mise sur le marché. Catalent produit plus de 70 milliards de doses par an, et chacune sera utilisée par quelqu'un qui compte sur nous. Rejoignez-nous pour faire la différence.

Initiative personnelle. Rythme dynamique. Un travail significatif.

Visitez Catalent Careers pour explorer les opportunités de carrière.

Catalent est un employeur garantissant l'égalité des chances et ne fait aucune discrimination sur la base d'une caractéristique protégée par la législation locale.

Si, en raison d’un handicap, vous avez besoin d'un aménagement raisonnable pour une partie ou plus du processus de candidature ou d'embauche, vous pouvez soumettre votre demande en envoyant un courriel et en confirmant votre demande d'aménagement et en incluant le numéro de poste, le titre et le lieu à DisabilityAccommodations@catalent.com. Cette option est réservée aux personnes ayant besoin d'un aménagement en raison d'un handicap. Les informations reçues seront traitées par un employé de Catalent aux États-Unis, puis acheminées vers un recruteur local qui fournira une assistance pour assurer une prise en compte appropriée dans le processus de candidature ou d'embauche.

Avis aux représentants des agences et des cabinets de recherche : Catalent Pharma Solutions (Catalent) n'accepte pas les curriculum vitae non sollicités d'agences et/ou de cabinets de recherche pour cette offre d'emploi. Les curriculum vitae soumis à tout employé de Catalent par une agence tierce et/ou une société de recherche sans un accord de recherche écrit et signé valide, deviendront la propriété exclusive de Catalent. Aucuns frais ne seront payés si un candidat est embauché pour ce poste à la suite d'une recommandation non sollicitée d'une agence ou d'un cabinet de recherche. Merci.

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