At Johnson & Johnson, we believe health is everything. Our strength in healthcare innovation empowers us to build a world where complex diseases are prevented, treated, and cured, where treatments are smarter and less invasive, and solutions are personal. Through our expertise in Innovative Medicine and MedTech, we are uniquely positioned to innovate across the full spectrum of healthcare solutions today to deliver the breakthroughs of tomorrow, and profoundly impact health for humanity. Learn more at jnj.com.
As guided by Our Credo, Johnson & Johnson is responsible to our employees who work with us throughout the world. We provide an inclusive work environment where each person is considered as an individual. At Johnson & Johnson, we respect the diversity and dignity of our employees and recognize their merit.
Job Function:
Sales Enablement
Job Sub Function:
Contract Administration and Management
Job Category:
Business Enablement/Support
All Job Posting Locations:
Bogotá, Distrito Capital, Colombia
Job Description:
En nuestro Programa Talento sin Barreras, promovemos oportunidades laborales inclusivas para personas con discapacidad, garantizando procesos de selección accesibles, respetuosos y libres de discriminación. Tu lugar está aquí. Tu talento, tus ideas y tu forma de ver el mundo nos enriquecen.
Estamos buscando al mejor talento para la posición de Soporte Administrativo
Descripción del puesto:
El Soporte Administrativo será responsable de apoyar al equipo comercial clínico y no clínico mediante la realización de actividades administrativas y comerciales bajo los más altos estándares de calidad y cumplimiento, tendrá contacto con diferentes áreas de la compañía según sea necesario tanto con nuestros clientes interno como externos; está persona tendrá responsabilidad para cluster.
RESPONSABILIDADES
Procesos Contractuales:
- Someter en Request Navigator todas las solicitudes contractuales.
- Registrar todos los contratos en la base de datos de Access, incluyendo información sobre vigencias, metas, naturaleza, equipos y su análisis correspondiente. Además, es fundamental actualizar regularmente las bases de datos de seguimiento contractual.
- Realizar el seguimiento de los contratos, asegurando el control de las vigencias, vencimientos y prórrogas. Igualmente, colaborar con las distintas áreas involucradas según sea necesario.
- Activar las prórrogas automáticas independientemente de su naturaleza, coordinando con las áreas respectivas para que proporcionen su análisis y comentarios, asegurando así un flujo adecuado en el proceso.
- Elaboración de Ofertas Mercantiles/Hojas de negocio
- Coordinar rutinas periódicas de seguimiento con el Account Lead o representante de cuenta.
- Mantener actualizadas las bases de datos de seguimiento contractuales.
- Mantener una comunicación activa y constante directo con las diferentes áreas habilitadoras como legal, finanzas, servicio técnico con el fin de coordinar acciones relacionadas con la negociacion y gestión de los contratos.
Proceso Consignaciones:
- Recepción de la solicitud a través de la App de consignaciones.
- Revisar que el ID cuente con las aprobaciones de las diferentes áreas (Coordinador de Consigna, líder regional, pricing, I2C, Finanzas, Soporte administrativo y por último líder de consigna)
- En nuestro paso como soporte administrativo se realizar un análisis del ID de consigna, se revisan los documentos adjuntos y se procede con el requerimiento Documental de la App.
- Se genera témplate de carta de adición, otrosi y/o contrato.
- Solicitar al área de pricing el valorizados de los productos a consignar a precio cliente, si no se incluyó en los documentos cargados en la App.
- Realizar seguimiento a la firma del documento requerido para cargue en la App
- Cargar y completar el proceso de adición de consigna en la App, con el fin de aprobar flujo y dar continuidad a la entrega de la consignación.
Proceso Off Cycle/Price Override:
Las solicitudes de pricing para el canal indirecto han tenido, hasta el momento, un impacto mínimo debido a la transición de las cuentas de SCG. Actualmente, se están alineando con los empalmes de estas cuentas para poder brindar el apoyo necesario.
- Recepción por parte del área comercial de la solicitud de Off Cycle/Price Override.
- Activar proceso de aprobación para la solicitud a través del SharePoint de Pricing.
- Dar seguimiento a esas aprobaciones hasta finalizar el proceso.
Proceso Assest:
- Redactar y formalizar las actas de Entrega y Retiro de equipos en comodato.
- Realizar el monitoreo de las actas de Entrega y Retiro de equipos en comodato.
- Cargar en ICD las actas completamente firmadas.
- Registrar en Access toda la información de los equipos entregados o retirados.
- Con la información proporcionada por el equipo de activos, se revisa la medición y ejecución de los contratos de suministro y comodato. Se interactúa con el equipo de activos para abordar el cumplimiento y el incumplimiento, colaborando en la búsqueda de alternativas para lograr el cumplimiento de las metas estipuladas.
- Establecer contacto con el área comercial sobre las acciones generadas en el comité previo a los controles.
- Notificar al equipo de activos sobre los cambios realizados, incluyendo modificaciones en los equipos, cambios de ICD o actualizaciones de equipos.
Proceso de Solicitudes Documentales:
- Gestionar solicitudes de documentación como Sarlaft, fichas técnicas, y certificaciones Invima.
- Solicitar la firma de los representantes legales cuando sea necesario.
- Ofrecer apoyo en las solicitudes de documentación que los clientes requieren, gestionar la relación comercial y actualizar la información de las partes, abarcando también parafiscales y otros documentos relevantes.
REQUISITOS:
Estudios:
• Profesional graduado o estudiante de pregrado en carreras como administración de empresas, ingeniería industrial, economía o carreras afines.
Aptitudes y experiencia:
• Manejo de Excel y paquete office nivel intermedio y/o avanzado.
• Gestión de archivo y digitalización.
• Manejo de ingles básico
• Manejo de gestión de procesos empresariales.
• Manejo de gestión de software o conocimientos básicos de sistemas.
• Manejo de supervisión de procesos o flujos de trabajo.
• Análisis de la información para facilitar la toma de decisiones.
• Competencias: Orientación al detalle, servicio al cliente, trabajo en equipo, orientación al logro, comunicación asertiva.
Required Skills:
Preferred Skills:
Analytical Reasoning, Business Writing, Communication, Contract Management, Controls Compliance, Data Capturing, Detail-Oriented, Document Management, Issue Escalation, Office Administration, Process Oriented, Sales Enablement, Sales Support, Tender Management, Time Management
